Access使用查询

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1. 用选择查询建立计算字段

建一个选择查询，添加“车队运输”表，将其所有字段拖拽到设计网格中。如图一所示，只要在空白列中填写“净重：毛重-皮重”，系统会自动为“毛重”和“皮重”加上“[ ]”，表示它们是字段。把这个查询保存为“车队运输查询”。

下面的表格就是刚制作  的车队运输查询，净重是自动计算的：

2.用选择查询进行分组数据的计算

建立一个选择查询，添加“车队运输查询”，将其中的“司机、货物类别、净重”字段拖拽到设计网格。

单击工具栏的“总计”按钮，则设计网格中增加了总计行，再如图把司机和货物类别列的总计设置  成“Group By”（保持不变即可），净重列的总计设置成“Sum”，意思就是根据司机和货物类别字段分组对净重进行总和的计算。

生成的查询效果如下表所示：

3.用交叉表查询体现一组数据的对比

新建查询，选择“交叉表查询向导”，接着选择“车队运输查询”，出现上面的对话框，从可用字段中选择“司机”字段作为行标题。单击下一步。#p#分页标题#e#

接着从字段中选择“货物类别”作为列标题。单击下一步。

选择“净重”字段，函数选择“求和”，最后为这个交叉表查询起一个名字，向导结束。

上图是刚生成的查询的设计视图。

下表是交叉表的查询结果，清晰地对比了每个司机运输各种货物的数量。

4.在查询中执行计算的注意事项

如果要在字段中显示计算的结果，可以使用 Microsoft Access 所提供的预定义计算或自定义的计算。使用所谓“总计”的预定义计算，可计算出记录组或全部 记录的下列量值：总和(Sum)、平均值(Avg)、数量(Count)、最小值(Min)、最大值(Max)、 标准偏差(StDev)或方差(Var)。可以对每个字段选择要进行的总计计算。

合计函数 Count 在计算时不能包括有空值 (Null) 的记录。例如，Count 函数返回所有 无 Null 值记录的数量。有一种方法可以对 Null 值进行计数，另外也可以将 Null 值转换为零以便进行计算。如果要查找包含 Null 值的记录总数，请在 Count 中使用用 星号 (＊) 通配符。

在字段中显示计算结果时，结果实际并不存储在基准窗体中。相反，Microsoft Access 在每次执行查询时都将重新进行计算，以使计算结果永远都以数据库中最新的数据为准。因此， 不能人工更新计算结果。