Office文档属性——Office文档的身份证

文档属性的类型

文档有四种属性类型：

·自动更新属性

包括由 Microsoft Office 应用程序为您维护的统计信息(例如文件大小、文件创建日期和上一次进行修改的日期)。例如，您可以搜索 1999 年 3 月 3 日以后创建的所有文件，或者搜索上次修改时间为昨天的所有文件。

·预设属性

已经存在(例如作者、标题以及主题)，但是必须输入文本值。例如在 Microsoft Word 中，可用“关键词”属性将关键词“客户”添加到销售文件中，然后使用该关键词搜索所有的销售文件。

·自定义属性

是由用户定义的属性。可将文本、时间或数字值分派给自定义属性，并且还可以将值“是”或“否”分派给它们。您可以从建议的名称列表中进行选择，或者自己定义。还可以有选择地将自定义的文档属性链接到文件中特定的项目，例如 Microsoft Excel 中已命名的单元格、PowerPoint 中选取的项目或者 Word 中的书签 。例如，在用 Word 创建的合同表单中，您可以创建自定义的文件属性，该属性链接到包含合同到期时间的表单域。然后您可以搜索到期时间早于指定日期所有的合同文件。

·文档库属性

用于网站或公共文件夹内文档库 中的文件。设计文档库时，可以定义一个或多个文档库属性，并且设置有关这些属性值的规则。当用户将文档添加到文档库时，系统会提示他们填写将值分派给各个属性的表单。例如，收集产品意见的文档库可能提示用户提供某些属性(如提交者、日期、类别及描述)。

设置文档属性

您可以为在任一 Microsoft Office 应用程序中使用的活动文件设置文档属性。如果要让系统提示您为所创建的每个文件设置文档属性，可以让 Microsoft Excel、Word 或 PowerPoint 在首次保存文件时自动显示“属性”对话框。将文件添加到文档库时，系统将自动提示您提供文件的文档库属性。

查看文档属性

如果文档是打开的，则可使用“属性”命令查看其属性。

通过在“Windows 资源管理器”或“打开”、“保存”或“搜索”对话框中选择文档，可以查看任意文档的属性。查看 Web 浏览器中列出的文档库时，每个文档名也与其文档库属性一同列出。