office教程 提高办公效率（一）

office教程  提高办公效率（一）

一直以来，虽然本刊每期也都会有相当篇幅的内容向大家传授一些Office方面的应用技巧，但经过一段时间的调查，我们发现，对于很多忙碌的商务人士，这种零散的、偏重技术性的技巧往往并不容易被大家真正利用到每天的工作中。所以从本期开始，我将开设了这个全新的子栏目，从办公室内不同用户身份的角度，根大家一起来探讨如何更好地帮助每类用户都能用好office，真正提高各位的实际工作效率。

第一期我们就从一个企业如何构建最初的企业基础电子文档入手吧！

您有下列的困扰吗？

公司章程和企业组织结构图几乎是任何企业电子化之初都必备的两个文档，但是如何能够用Word在几分钟之内就快速建立起一套像模像样的文档呢？

接下来的内容将帮助您了解：

如何借助Office，快捷地完成您公司章程和企业组织结构图的编排，而无需您具备很高的电脑水平。

制作公司章程

每家公司都有自己的章程，其中注明了公司的组织形态、管理人员职称、股东的权利和义务等内容，那么如何快速制作公司章程呢？

1、设置编号

首先设置标题的文字并且添加每一章节的编号，并且设置文字的格式，然后再调整段落的格式，让文档变得条理清晰。

(1)、打开已经输入完成的公司章程word文档，选中文章的标题部分，然后，单击【格式】|【项目符号和编号】命令，在出现的“项目符号和编号”对话框中，选择“编号”选项卡，选择第4个样式。如图1所示。

(2)、单击【自定义】按钮，出现“自定义编号列表”对话框，设置其编号格式和文字设置，在编号格式中输入“第一章”。如图2所示。然后单击【确定】按钮关闭对话框。

(3)、通过上面的步骤我们给所有章节添加了章节的编号。接下来我们就要给正文部分添加编号了，选择“第一章”中的前两段正文，单击【格式】|【项目符号和编号】，打开“项目符号编号”对话框，切换到“编号”选项卡，选择一个样式，然后单击【自定义】，在“自定义编号列表”的编号格式中输入“第一条”。如图3所示。然后，单击【确定】按钮关闭对话框。

(4)、通过上面的操作，我们就给章程添加了1级和2级的编号，如果在你的公司章程里面还需要输入3级编号的时候，也是上面说过的方法重复一次就好了。如图4所示。

 

图4 添加3级编号

2、改变文字方向

公司章程有些为竖向公文，特别是那些早期的公文，或者中国香港、中国台湾等地区的繁体版本。现在我们就利用【文字方向】命令和【从横混排】命令，将公司章程变换文字的方向，成为竖向文字格式。

(1)、打开已经设置好编号的公司章程，单击【格式】|【文字方向】命令，如图5所示，在出现的“文字方向—主文档”对话框，在“文字方向”中选择中间的图示，单击【确定】按钮关闭对话框。

 

图5 设置主文档文字方向

(2)、在文字方向发生改变以后，数字部分却没有变成竖向，选择“北京市海淀区万寿路16号”，然后执行【格式】|【中文版式】|【纵横混排】命令，如图6所示。在出现的“纵横混排”对话框中，选择“适应行宽”复选框，然后单击【确定】按钮，如图7所示。

 

图6 执行【格式】|【中文版式】|【纵横混排】命令图7 设置纵横混排

通过上述步骤我们就可以很方便而且快速的制作出公司的章程了。您学会了吗？

制作公司组织机构图

当公司又有新的员工加入以后，对方首先要问的便是“您的老板是谁？您老板的老板又是谁？您的团队中还有哪些人？”。对于这些问题，您可以一一作答，但使用图表不是更快吗？此时，您需要的就是一张组织结构图??。那么，下面我们将会教大家如何使用Word制作组织结构图。

(1)、新建一个word文档，在文档里单击【插入】|【[图片】|【组织结构图】命令，如图8所示。

 

图8 找到组织结构图

(2)、单击进入【组织结构图】以后，就会出现一个，如图9所示，的基本结构图，并会出现一个【组织结构图】工具条，如图10所示。#p#分页标题#e#

 

图9 基本结构图

 

图10 组织结构图工具条

(3)、选中图9中下面的一个框图，按下“Del”键，将多余的一个框图删除，在最上面的框图里填写“总经理”，接下来选中最上面框图，按“组织结构图”工具条上的“插入形状”旁的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选【助手】选项，如图11所示。在里面填写“经理助理”。如图12所示

注意：在删除框图时，系统会智能的删除对应的连接线。

 

图11 插入形状

 

图12 填写内容

(4)、 再选中下面框图中其中一个单击右键，选择【下属】选项，增加一个【下属】框图，选中这个【下属】框图，单击右键，在随后弹出的菜单中，选择【同事】选项，增加若干个【同事】框图。如图13所示。

 

图13 增加同事后的效果

注意：单击鼠标右键框和按“插入形状”旁的下拉按钮均能达到同样的添加目的。

5、 在下面的框图里单击就可以添加文字了，依次填入“副经理”,下属中填写“生产部”、“物流部”、“品管部”。写好以后，参照前两步的操作完成整张组织结构图，并且输入相应的文字，设置好字体、字号、字符颜色等。如图14所示。

 

图14 初步制作好的组织结构图

注意：如果框图中的字体格式相同，可以先设置好一个，然后用各式刷去复制。另外如果你对“组织结构图”的格式不在满意，可以这样调整：选中最上面一个框图(也可以是下面某一个框图)，按【组织结构图】工具条上的【版式】旁的下拉按钮，如图15所示，在随后出现的下拉列表中，选中一种版式(如“右悬挂”)，版式即刻被调整。如图16所示。

 

图15 选择版式

 

图16 调整好版式的组织结构图

7、 如果你对制作出来的组织结构图的外观不够满意的话，可以在【组织结构图】工具条上单击按钮，弹出一个【组织结构图样式图库】如图17所示，在这个图库里就可以选择你所想要得样式(在右边的区域内可以预览到你所选择的效果)来美化所做的组织结构图。

 

图17 组织结构图样式图库

8、 选定一种样式(这里选的是：斜面渐变)然后单击【确定】按钮。如图18所示。

 

图18制作完成后的组织结构图

注意：在删除框图的时候，连接线也会自动地被删除。

在制作组织结构图的过程中，由于框图的增加，会导致整个组织结构图内部字体变小，因此在用word制作组织结构图的时候要注意随时调整框图内字体的大小。

计算机世界大学的office讲师 张卓

至此，我们就已经和您一起，快速地构建好了一个公司最基本两样办公文档。怎么样，还蛮像那么回事儿的吧！别着急，下期，我们还将带大家一起制作更多实用办公文档，方便各位坐办公室的朋友迅速提升工作效率。