office教程 提高办公效率（二）

office教程  提高办公效率（二）

上期我们给大家介绍了在行政工作中，如何制作公司章程及公司组织结构图，这期咱们就来聊聊邀请函和行政文书的制作技巧吧！

您遇到过下列困扰吗？

1. 如果你是公司的经理助理，每到了节假日或者重要会议都会忙得不可开交，因为你要负责给公司的200多家客户邮寄贺卡或者邀请函。遇到这样的情况你该怎么办？在Word中不厌其烦地进行“复制”、“粘贴”会累死人的！

2. 在制作行政文档时，你是不是还在频繁地更改字体、字号，最郁闷的就是在制作目录的时候，每次都要不厌其烦的输入很多的点，然后，自己写页码，最后还发现有些字符上下对不齐。

接下来的内容将帮助您了解：

Word中的邮件合并功能和样式的应用。

批量制作邀请函

以后再遇到上述需要批量制作邀请函、贺卡之类的重复性强而且步骤全都一样的工作，就可以考虑是否能使用Word中的“邮件合并”功能了。好，那我们现在就来看一下，如何使用邮件合并功能。

1、先在Word中制作出一份邀请函，如图1所示。

2、在邀请函当前Word文档中，单击【视图】|【工具栏】|【邮件合并】工具栏，这时就会出现一个【邮件合并】工具栏。如图2所示，注意，在这时【邮件合并】工具栏上除了前面两个按钮以外，后面的按钮都是灰色的不可选中的。单击第二个【打开数据源】按钮。这时，将会弹出对话框，要我们去找到数据源在什么位置(一般我们会用一个Excel工作表来存放数据源，在本例中Excel工作表中存放的就是被邀请对象的信息，包括姓名、职位、详细地址、邮编等。如图3所示)。

3、在把数据源打开以后，【邮件合并】工具栏后面的灰色的部分就会全部可选了，这时将光标定位在邀请函中要输入被邀请者姓名的位置，也就是“尊敬的：”后面。然后，单击【邮件合并】工具栏上的【插入域】按钮，在弹出的【插入合并域】对话框中，如图4所示。可以看见很多的字段，这些字段也就是我们在刚才的Excel数据表中的表头部分，将“姓”、“名”、“称谓”这三个字段依次插入到刚才光标所定位到的位置。如图5所示。

4、在字段插入完成后，我们还没有看到具体的姓名和称谓，这时，单击【邮件合并】工具栏上的【查看合并数据】按钮，怎么样？看到什么了？是不是Excel数据源中第一个人的名字出现在邀请函上了？这时，如果你想查看下一个人的信息，只需要单击邮件合并工具栏上的【下一记录】按钮，就可以继续查看了。如果想查看合并后全部的内容，就单击邮件合并工具栏上的【合并到新文档】按钮，这时就会生成一个新的文档，把全部的邀请函都显示出来。如图6所示。如果要将邀请函全部打印出来，只需要单击邮件合并工具栏上的【合并到打印机】按钮就可以了。

 

图6 合并完成后的文档

以上就是word中邮件合并应用的一个例子，邮件合并功能的用处很多，比如制作信封、制作各种内容不同格式却相同的表格等，大家可以多多发挥自己创意，让你的工作变的轻松和高效。

制作行政文书

行政文书在日常的办公中也使用的很频繁，比如各种规章制度、计划、总结等，都属于行政文书，那么在制作文书的时候有什么办法可以提高我们的输入和编辑效率呢？这就是接下来我要给大家介绍的word中的“样式”功能。

很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令来给文档设置格式，用“两端对齐”、“居中”等命令来对齐段落，但这样的操作重复性很强，而且一旦出了问题又要反复的修改，效率极低。因此我们在对文档进行编辑时要学会使用样式。

Tips：样式是什么？

样式实际上就是格式的一个集合。设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

我们看一下，图7这样的“工作手册”，是怎么进行样式设置的。

1、先把文档输入完成，如图7所示。并且进行一些简单的格式的设置。

 

图7 设置了格式的工作手册

2、从菜单中选择【格式】|【样式和格式】命令，这时在文档的左边会出现一个【样式和格式】任务窗格。如图8所示，在任务窗格底端的“显示”中的内容，在打开【样式和格式】后默认显示为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“居中”为格式，“标题1”为样式，对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在图中所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。#p#分页标题#e#

 

图8 样式任务窗格

3、选中手册中第一章的大标题，注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从【样式和格式】任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图9所示。同上面的操作，将第二章的标题内容也应用“标题1”样式，对第一章的“第一条 店面管理部职能”用“标题2”样式。用同样的方法，我们就可以一边录入文字，一边设置该手册部分文字所用的样式。

 

图9 样式设置完成后的文档

4、那么样式设置完成后到底有那么好处呢？一：快速修改文档中相同部分的格式

前面提到过，以前你在还不知道使用样式功能的时候，可能会经常去更改文档中的字体或者字号。比如要把章节的标题的字体改成“隶书”并且作“居中”的设置，这时你可能会去逐个修改，这样的操作重复性很强，极大地降低了工作的效率，在文档进行了样式的设置后就不要做那么多重复工作了，具体操作也很简单：

I：打开经过样式设置的文档，单击【格式】|【样式和格式】命名。进入到我们开始进行样式设置的界面，如图8所示。如果需要对“标题1”部分的格式进行修改的话，只需要将第一章标题部分的格式更改成所需要的格式，比如：隶书、字体：二号、居中、红色。

II：然后，再单击【样式和格式】任务窗格中“标题1”右边的下拉箭头，在弹出的下拉菜单中单击【更新以匹配选择】命令，如图10所示，就可以将下面所有“标题1”部分的格式都改过来了，是不是很快呢？同样如果要改“标题2”也是同样的步骤了。

Tips：如果，这时你觉得每次都要单击一次【更新以匹配选择】还是很麻烦的话，你可以单击 “标题1”旁边的下拉箭头，如图10所示，在下拉菜单中单击【修改】命令，在弹出的【修改样式】对话框中将右下角的【自动更新】选项框选中，如图11所示。这样，每次只需要更改某一个样式，下面相同的样式就会跟着自动变化了。

 

 

 

图10 更新以匹配选择

图11 把【自动更新】选中后。更改文档的格式就更加快了

二：快速生成目录

很多人在制作目录的时候都很为难，因为每次都要不仔细的对齐，并且，在标题后面还要打上很多的小点，最后，在后面再加上页码。这样做效率非常的低，而且，很容易因为一点小小的失误导致整个目录都要重做，很多人因此变得焦躁不安。那么有什么好的办法没有呢？答案是肯定的，前面说过，你如果对文档做了样式的设置，生成目录的操作就变得简单而又轻松了。具体操作也很简单：

I：将光标定位在要输入目录的地方，单击【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，在弹出的【索引和目录】对话框中选择【目录】选项卡，如图12所示。这时单击【确定】就可以了。看看，奇迹是不是出现了？目录自动生成并且页码也自动加好了。

II：一般目录是默认的把样式中“标题1”~“标题3”的部分显示出来，你也可以自定义显示的级别(标题样式是分级别的，“标题1”的级别为1，“标题2”的级别为2，依次类推)。如果，只要在目录中显示“标题1”内容的话，就只需要在【目录】选项卡中，将【显示级别】后面的数字改成“1”就可以了。如图13所示。

计算机世界大学 高级办公培训讲师 张卓

其实，本期的内容是Word中两个很重要的功能，也是商务办公比较常用的。好了，本期的内容就到这里了，在下期我将给大家介绍Excel在行政工作中的一些使用技巧及案例，欢迎继续关注。