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office教程提高办公效率（三）

来源：大学生网作者： somesun 2008-03-20/14:30

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office教程提高办公效率（三）

Microsoft Office庞大的家族，似乎总有那么多未知的技巧和秒招可以挖掘。如果能够真正将它们学会、用好，那么你的办公效率一定能够大幅提高。在本栏目中，我将不断地跟大家一起来探讨如何更好地利用Office组件，来提高我们的工作效率。

过去2期，我们已经针对繁琐的行政工作，为大家介绍了一系列实用、常用的Word文档制作技巧。今天，咱们再来看看，怎么让我们的电子表格也能借Excel快速起飞。

您遇到过下列困扰吗？

1. 作为一名行政工作人员您经常使用Excel做什么工作呢？很多人都会回答是制作表格。那么在把表格制作好以后，如果需要在表格中填写例如：部门名称、性别等这样的重复、固定内容时，你是不是还在逐个进行输入或者不厌其烦的进行着“复制”、“粘贴”的工作呢？

2. 表格制作好以后，如果要对表格中的数据进行分析该怎么做呢？排序、筛选等功能可能是你经常使用的，但是，是不是每次得到你想要的结果真都那么顺利、如意呢？

接下来的内容将帮助您了解：

Excel中的数据有效性功能以及高级排序和筛选功能在实际工作中的应用。

规范你的Excel表格

我们在制作表格的时候，怎么样可以让我们要填写的内容直接出现在单元格右边的下拉菜单中？在填写时我们只需要单击下拉箭头就可以选择要填写的内容了。这里我们就来学习一下Excel中的数据有效性功能。

1、先打开一个Excel表格。这是一家公司的行政部制作的“2006年员工用车情况”的表格。在这个表格里面需要填入“性别”、“部门名称”等信息。如图1所示。

图1 某公司行政部门Excel表格2、选中要输入性别的那一列，在工具栏上单击【数据】|【有效性】命令。在弹出来的【数据有效性】对话框中，看到【允许】的数据类型，在单击下拉箭头选择【序列】。然后，在【来源】中输入性别“男”和“女”。这里要特别注意的是，在每一个选项之间的分隔符一定要用英文输入法下的逗号“,”隔开。在本例中来源中就只要写上“男,女”就ok了。完成后单击【确定】按钮。如图2所示。

图2 数据有效性设置3、在完成以后，我们可以看到，在“性别”这一列上每一个单元格右下角都会出现一个下拉箭头，在输入性别的时候只需要单击右边的下拉箭头，在出现的列表中选择要输入的性别就好了(如图3)。，这样的话可以节省我们很多的时间。同样对“部门名称”我们也可以做相同的设置。

图3 设置完成后的有效性菜单 4、如果前面三步你已经学会，那么也只能说你学会了一半，试想如果这个表格是你制作好以后交给公司其他员工去填写的，怎么样保证填表人都会按照标准来填写呢？如果有人不从下拉菜单中选择，而非要自己填写怎么办？这时，我们就应该设置“出错警告” 了，设置完成后在填表人不按照要求填写时，Excel就会弹出出错警告。还拿性别来说，我们再次选中输入“性别”那一列，单击【数据】|【有效性】，在弹出的【数据有效性】对话框中，单击【出错警告】选项卡，这时我们就可以对输入的无效数据自定义出错警告了。在【样式】中选择【停止】，标题中输入“错啦！”，在错误信息中输入“不男不女！”。然后单击确定，如图4所示。

图4 设置出错警告回到表格中来，如果这时填表人没有按照要求来填写的话(这里指不从下拉菜单中选择的话)，Excel就会弹出由我们刚才自己设置好的出错警告。如图5所示。

图5 弹出的出错警告

5、为了让你的表格看上去更加的人性化，让填表人能知道在那个单元格该填什么内容、该不该由本人来填写，我们就需要设置“输入信息”了。

我们还是拿“性别”打比方，选中要输入“性别”的那一列，单击【数据】|【有效性】，在弹出的【数据有效性】对话框中，单击【输入信息】选项卡，这时我们就可以设置输入信息了。首先，在【输入信息】选项卡中把上面的“选定单元格时显示输入信息” 前面的小勾给加上。然后，在【标题】中输入“注意”，在【输入信息】中输入“请从下拉菜单中填写”。然后，单击【确定】。如图6、7所示。

图6 设置输入信息

图7 显示出来的输入信息#p#分页标题#e#高级筛选和分类汇总

在把Excel表格制作并且填写好以后，我们最经常做的工作就是对这些数据进行一些分析整理，分析出我们想要得到结果。然而在筛选的时候，你是不是总是逐个条件的筛选后才找能到结果？有哪些技巧可以方便我们快速地找到我们需要的内容呢？如果我们想对我们的数据结果做汇总，并要把所有的结果都显示在表中，有该怎么办呢？接下来，我们就来一起学习一下，Office中的高级筛选和分类汇总的功能。

1、高级筛选

1、在数据清单上建立条件区域。如图8所示。

在使用高级筛选前，需要手工创建一个条件区域。在条件区域中，同一行的条件是“与”的关系，不同行的条件是“或”的关系。(注意：条件区域的标题要与数据区域的标题相同，并且不要和数据区域在同一行中。)

图8 条件区域和列表区域

例如：在如图8所示的“2006年员工用车情况”表格中，我们想得到这样一个结果：把“广告部”和“销售部”，因为“私事”用车的，并且费用大于10的人筛选出来。

2、从菜单中选择【数据】|【筛选】|【高级筛选】，如图9所示。

图9 开启高级筛选

3、在打开的高级筛选对话框中，在【方式】中选择“在原有区域显示筛选结果”，如果你需要把筛选出来的结果复制到别的地方去的话，就选择“将筛选结果复制到其它位置”。

4、在下面的【列表区域】中，选中数据表格区域(注意：要将标题行也同时选中在内)。

5、在【条件区域】中把已经写好条件的条件区域单元格选中。如图10所示

图10 输入方式和区域

6、最后，单击“确定”后就可以看见筛选结果了，如图11所示。

图11 筛选结果2、分类汇总

如果你想一次性查看各个部门的费用总和，用分类汇总去做就很快可以得到了。

1、将单元格定位在数据区域内，从菜单中选择【数据】|【分类汇总】。

图12 分类汇总对话框

2、在分类汇总对话框中选择【分类字段】为“部门”，【汇总方式】为“求和”、【选定汇总项】为“耗费”。然后单击“确定”。结果如图13所示。

图13 分类汇总后的结果

3、如果不想查看明细内容的话，只需要单击表格左上角的数字“2”。如图14所示，如果想查看某一项的明细，只需要把该项在表格左边对应“+”号。打开就好了。例如：只想看广告部门的费用明细。如图15所示。

图14 分类汇总后的结果

图15 查看具体明细

4、如果要对数据进行嵌套式分类汇总，就要取消对话框中【替换当前分类汇总】的选项。例如：我想看各个部门的汇总的同时还想按照事由查看汇总。如图16所示。

图16 多级别的分类汇总

5、如果想把当前的分类汇总还原到原始格，则单击分类汇总对话框中的“全部删除”。如图12所示

通过以上方法，我们就可以轻松、快速地将复杂的表格数据分类汇总，进行深入分析了。不过这里分类汇总得出来的数据只是在当前工作表下显示的，并不是新建的工作表。换句话说，就是你并不能把分类汇总的结果复制(如图14所示)到别的工作表中去，因为这样做会把明细数据也一起复制过去了，结果在新表中你看到的还是原始的明细数据表。

如果你只是想看到汇总结果并且将他们复制到别的地方去的话，这时我们就应该使用数据透视表的功能了。关于Excel的透视表功能，我们将在下期的“销售部门Excel篇”中给大家做更进一步的介绍。

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