office教程 提高办公效率（六）

2、在弹出的条件格式对话框中，在最左边的下拉菜单中选择【单元格数值】，这包含了两层含义：1、是对当前选中的单元格进行格式的设置；2、是根据单元格数值来对单元格设置不同的格式。

3、在选择好【单元格数值】后，在它右边的单元格中就可以选择数值存在的范围，是“大于”、“小于”、“不等于”还是“介于”(在两个数值之间的数)等。如图4所示。

4、在选择好数值范围后，就可以在右边的框里输入具体的数值或者是该数值的单元格链接了。如果是“介于”的关系的话，就要写两个数值或者是两个数值的单元格链接。在本例中，我们只需要选择“大于”就好了。然后，再后面的框中直接输入人均数 “4120”如图5所示或者直接单击单元格链接按钮选择人均数所在的单元格(E11单元格)如图6所示。

5、上面我们就把【条件格式】中的“条件”设置完成了，接下来就是来设置【条件格式】中的 “格式”了。设置格式就是通过【条件格式】对话框右边的【格式】按钮来完成的，单击【格式】按钮，在弹出的【单元格格式】对话框中选择自己所需要设置格式。如图7所示。在【单元格格式】对话框中，我们看到上面的选项卡中，首先出现的是设置【字体】，在这里可以选择将来突出显示数据的【字形】、【颜色】以及是否需要添加【下划线】等。在中间的【边框】选项卡中，可以给符合条件的单元格设置不同的边框，如图8所示。在最右边的【图案】选项卡中，可以给单元格设置不同颜色的背景图案，如图9所示。在本案例中，我们只需要在图7所示的设置字体的界面中，把字体颜色选为红色，然后，单击【确定】按钮，再退出到【条件格式】对话框中的时候，再次单击【确定】按钮。这样我们就能把只要是大于人均数的数值用红色显示出来了，如图10所示。

二、根据数据的不同更改其他单元格的格式

在上面的案例中，我们已经知道如何使用【条件格式】来更改当前所选中的单元格格式，但这只是比较简单的一种情况，我们在平时的工作中，我们还能遇到更加复杂一些的情况，比如说：单元格的格式，不是根据自身数据的变化而变化的，而是根据其他单元格数据的变化而变化。再比如说，条件不止一个，可能有多重的条件，满足不同的条件用不同的格式。这样的设置看上去相对来说比较复杂，但是，条件格式一样也可以帮助大家很好地去完成多重条件的判断。#p#分页标题#e#

案例2：

如图11所示，这是一个已经完成后的案例，在该案例中需要根据“部门指标计算值”的大小来判断后面的后面单元格中“红绿灯”的颜色，一提到颜色那我们就要知道是跟格式相关的，那么，在上面还有判断“红绿灯”颜色的条件：“绿灯为≥4；黄灯为＜4,＞3；红灯≤3”，有了条件要设置格式，我们就可以用——条件格式功能了。

 

图11 案例2：数据表格1、如图12所示，这是该案例的原始表格，首先我们把“灯”先插入到单元格里来，通过【插入】|【特殊符号】|【特殊符号】中选择“●”，如图13所示。这就是还没有设置格式的“灯”。图12 原始表格图13 插入特殊符号2、选中所有的“灯”也就是C5到C16单元格，单击【格式】|【条件格式】。在弹出的【条件格式】对话框中进行设置，首先，我们看一下我们的条件——“绿灯为≥4；黄灯为＜4,＞3；红灯≤3”，也就是说，我们这个案例中，条件仅仅只有一个了，而是有三个条件，那么，在“条件格式”中，能不能设置多个条件呢？答案是肯定的，大家可以注意到，在【条件格式】对话框下方有一个【添加】按钮，通过单击【添加】按钮，我们添加多个条件。

3、首先，我们要进行“条件1”的设置，由于我们选中的单元格并不包含数值，所示，我们在 “条件1”最左边的下拉菜单中应该选择【公式】，然后，在后面的单元格链接区域中，我们就要输入公式了，既然是输入公式，那么，首先就输入的就是“=” 号，接下来就是去判断这个红绿灯颜色变化到底是根据那个单元格数值的变化而产生不同的变化的呢？显然是旁边的有数据的单元格“B5”单元格，在条件1中，我们首先就应该判断的就是看看B5单元格的数值是不是“<=3”。也就是说我们直接输入“=B5<=3”。然后，单击【格式】按钮。根据案例中的条件“<=3”就要亮“红灯”了，因此我们选择“字体”为红色。然后，单击【确定】，这样“条件1”就设置完成了。如图14所示。

图14 条件1设置完成

4、接下来就是“条件2”了，单击【条件格式】对话框上的【添加】按钮，这样就能开始添加 “条件2”的条件了。方法跟添加“条件1”的方法相同。但是，这里有一点很重要的就是条件的设置。首先，还是要选择【公式】，然后，在后面的条件区域中该怎么输入呢？我们看到案例中给我们的条件是“黄灯为<4,>3”，如果你写成“3<B5<4”那可就打错特错了。在条件格式的判断中，它的判断原则是，先判断“条件1”是否满足，然后再去看“条件2”，如果被判断的数值已经满足“条件1”了，那么后面不管再有多少条件都不会去进行判断了。也就说，再判断“条件2”的时候，是已经包含有“条件1”不满足的情况了，在本案例中，如果“条件1”不满足，那么，在“条件2”中就已经默认包含“B5>3”的情况了，因此，我们在“条件2”中就只要输入“=B5<4”就可以了。然后，单击【格式】按钮，选择“黄色”作为字体颜色。如图15所示。

图15 条件2 设置完成5、两个条件都设置完成以后，我们再设置最后一个条件也就是“绿灯>=4”的情况就可以了，单击【添加】按钮，这时出现了“条件3”，还是选择【公式】，然后，再后面的链接框中输入“=B5>=4”，然后，单击【格式】按钮，选择 “绿色”作为字体颜色。单击【确定】。如图16所示。图16 条件3 设置完成

注意：在我们添加完【条件3】以后，再看【条件格式】对话框，发现，下面的【添加】按钮已经是灰色的了。也就是说在【条件格式】中，最多只能添加三个条件。如果，想删除某一个条件，只需要单击【条件格式】对话框下面的【删除】按钮，这时就会弹出一个【删除条件格式】对话框，在里面可以自由选择(选择单个条件或者多个条件都可以)要删除的条件，如图17所示。

图17 删除条件格式

6、在确定好准确无误以后，单击【确定】按钮，这样我们的红绿灯就开始工作了。如图18所示。

图18 最终结果

至此，我们已经很简单地用“条件格式”功能完成了根据数据的实际情况，自动处理不同表格格式，以便自动凸现符合或不符合条件的数据。这对于财务人员进行目标数据深入分析则将有很大的帮助。而在最新发布的Office 2007中，这一功能还将变得更加强大，让你面对再多的数据，都能瞬间掌控最有效的信息。#p#分页标题#e#