成为Excel高手的捷径

来源： 学赛网 作者： 若水   2008-04-23/15:05

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作为在线社区的版主或者培训活动的讲师，我们经常会面对这样的问题：“我对Excel 很感兴趣，可是不知道要从何学起？”，“有没有什么方法能让我快速成为Excel 高手？”，“你们这些高手是怎么练成的？”……这样的问题看似简单，回答起来却远比解决一两个实际的技术问题复杂得多。
    到底有没有传说中的“成为Excel 高手的捷径”呢？回答是：有的。
    这里所说的捷径是指，如果能保持积极的心态，正确的方法和持之以恒的努力，并且主动挖掘学习资源，那么就能在学习过程中尽量不走弯路，从而用较短的时间去获得较大的进步。千万不要把这个捷径想像成武打小说里面的情节——某某凡人无意中得到一本功夫秘笈，转眼间就天下第一了。如果把功夫秘笈看成学习资源的话，虽然优秀的学习资源肯定存在，但绝对没有什么神器能让新手在三两天里一跃而成为顶尖高手。
    下面，从心态、方法两个方面来详细讨论如何成为一位Excel 高手，有关学习资源的介绍，请参见本书附录。
    1-1 积极的心态
    能够愿意通过读书来学习Excel 的人，至少在目前阶段拥有学习的意愿，这一点是值得肯定的。我们见到过许多Excel 用户，虽然水平很低，但从来不会主动去进一步了解和学习Excel 的使用方法，更不要说自己去找些书来读了。面对日益繁杂的工作任务，他们宁愿加班加点，也不肯动点脑筋来提高自己的水平，偶尔闲下来就上网聊天、逛街、看电视，把曾经的辛苦都抛到九霄云外去了。
    人们常说，兴趣是最好的老师，压力是前进的动力。要想获得一个积极的心态，最好能对学习对象保持浓厚的兴趣，如果暂时实在是提不起兴趣，那么请重视来自工作或生活中的压力，把它们转化为学习的动力。
    下面罗列了一些Excel 的优点，希望对提高学习积极性有所帮助。
    （1）Excel 是个人电脑普及以来用途最广泛的办公软件之一，也是Microsoft Windows 平台下
    最成功的应用软件之一。说它是普通的软件可能已经不足以形容它的威力，事实上，在很多公司，Excel 已经完全成为了一种生产工具，在各个部门的核心工作中发挥着重要的作用。无论用户身处哪个行业、所在公司有没有实施信息系统，只要需要和数据打交道，Excel 几乎是不二的选择。
    Excel 之所以有这样的普及性，是因为它被设计成一个数据计算与分析的平台，集成了最优秀的数据计算与分析功能，用户完全可以按照自己的思路来创建电子表格，并在Excel 的帮助下出色地完成工作任务。
    如果能熟练使用Excel，就能做到“一招鲜，吃遍天”，无论在哪个行业哪家公司，高超的Excel水平都能在职场上助您成功。
    （2）在电子表格软件领域，Excel 软件唯一的竞争对手就是自己。基于这样的绝对优势地位，Excel 已经成为事实上的行业标准。因此，您大可不必花时间去关注别的电子表格软件。即使需要，以Excel 的功底去学习其他同类软件，学习成本会非常低。如此，学习Excel 的综合优势就很明显了。#p#分页标题#e#
    （3）Excel 一向具有良好的向下兼容特性，特别是自97 版本进入成熟期以来，历经9 年时间3个版本的升级，每一次升级都能带来新的功能，但都几乎可以不费力地掌握这些新功能并同时沿用原有的功能。而且，这4 个版本的功能有99%的部分都是通用的，文件格式也可以完全通用。
    所以，无论你现在正在使用哪个版本的Excel，都不必担心现有的知识会很快被淘汰掉。从这个角度上讲，把时间投资在学习Excel 上，是相当保值的。
    （4）在软件行业曾有这样一个二八定律，即80%的人只会使用一个软件的20%的功能。在我们看来，Excel 远不止于此比例，它最多只有5%的功能被人们所常用。为什么另外95%的功能都没有被使用上呢？有三个原因：一是根本不知道还有其他的功能；二是知道还有别的功能，不知道怎么去用；三是暂时用不上。很难说清楚这三种情况的比例，但如果属于前两种情况，那么请好好地继续学习。先进的工作方法一定能带给你丰厚的回报，无数的人在学到某些对他们有帮助的Excel技巧后会感叹，“这一下，原来要花上几天的工作，现在只要几分钟了……”
    如果您属于第三种情况，嗯，您真的认为自己属于第三种情况吗？
    1-2 正确的学习方法
    学习任何知识都是讲究方法的，学习Excel 也不例外。正确的学习方法能使人不断进步，而且是以最快的速度进步；错误的方法则会让人止步不前，甚至失去学习的兴趣。没有人天生就是Excel专家，下面总结了一些典型的学习方法。
    （1）循序渐进。
    我们把Excel 用户大致分为新手、初级用户、中级用户、高级用户和专家5 个层次。
    对于Excel 的新手，我们建议先从扫盲做起。首先需要买一本Excel 的入门教程，或者参加一下正规的电脑学校的初级班。在这个过程里面，学习者需要大致了解到Excel 的基本操作方法和常用功能，如输入数据，查找替换，设置单元格格式，排序、汇总、筛选和保存工作簿。如果学习者有其他的应用软件使用经验，特别是其他Office 组件的使用经验，这个过程会很快。
    但是要注意，现在的任务只是扫盲，不要期望过高。千万不要以为知道了Excel 的全部功能菜单就是精通Excel 了。别说在每项菜单命令后都隐藏着无数的玄机，光是Excel 的精髓——函数，学习者还没有深入接触到。当然，经过这个阶段的学习，学习者应该可以开始在工作中运用Excel了，比如建立一个简单的表格，甚至画一张简单的图表。这就是人们常说的初级用户水平。
    接下来，要向中级用户进军。成为中级用户有三个标志：一是理解并熟练使用各个Excel 菜单命令，二是熟练使用数据透视表，三是至少掌握20 个常用函数以及函数的嵌套运用，必须掌握的函数有SUM 函数、IF 函数、VLOOKUP 函数、INDEX 函数、MATCH 函数、OFFSET 函数、TEXT 函数等。当然，还有些中级用户会使用简单的宏─—这个看起来很了不起的功能，即使如此，我们还是认为他只是一名中级用户。