Excel技巧之解决常见的排序故障

来源： 赛迪网 作者： 若水   2008-05-07/13:45

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• 格式
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  130-1  没有正确选择数据区域，而自动选择的区域中包含有空格
    如果需要排序的数据区域不是标准的数据列表，并且包含空格，那么若在排序前没有手工先选定整个数据区域，而是只选定数据区域中的任意单元格，排序结果将很可能不正确。因为在这种情况下，Excel并不总是能为用户自动选择正确的数据区域。

    130-2  内存不足的情况
    Excel是一款桌面型的电子表格软件，当处理过于庞大的数据量时，其性能会低于专业的数据库软件，并完全依赖于电脑的硬件配置。因此，当排序或筛选的数据区域过大时，Excel可能会提示用户“内存不足”。此时，可以采用以下的解决方法。
    1．增加电脑的物理内存。
    2．优化电脑的性能，如关闭暂时不需要的其他程序，清理系统分区以保留足够剩余空间，删除Windows临时文件等。
    3．减小排序的数据区域。

    130-3  数据区域中包含有格式化为文本的数字
    当数据区域中包含有格式化为文本的数字时，排序结果将会错误。在如图130 1所示的表格中，A5∶A10是文本型数字，此时按编号进行排序，则较小的编号可能会排到较大的编号后面去。

 

    要想使排序结果正确，必须先将文本型数字转换为数值型数字，方法如下。

Excel提示“不同的单元格格式太多”
    如果用户工作簿中存在着4000种以上的单元格格式组合，那么在执行许多命令时（包括排序），Excel都会提示“不同的单元格格式太多”。
    这里所谈到的单元格格式组合，指工作簿中任意单元格，如果所设置的单元格格式与其他单元格有任何细微的差别，即成为一种单元格格式组合。比如，有两个单元格，都设置单元格格式为红色宋体12号字，如果其中一个单元格的数字格式使用2位小数，而另一个单元格的数据格式不使用小数，则两个单元格各使用一种单元格格式组合。
    在一般情况下，4000种的上限足够用户设置数据区域，但如果某个工作簿文件经过多人之手，长年累月使用，并且有很多内容是从别的文件中Copy而来，也可能最终导致超出限制。
    解决的方法是简化工作簿的格式，使用统一的字体、图案与数字格式。

    130-5  排序区域包含合并单元格
    如果在排序的时候，Excel提示“此操作要求合并单元格都具有相同大小”，则说明#p#分页标题#e#数据区域中包含合并单元格，并且合并单元格的大小各不相同。例如图130 2所示的表格，A列的数据是由合并单元格组成，而B列和C列都没有合并单元格。此时如果对整个数据区域的排序操作将无法进行。

    而在如图130 3所示的表格中，同行次的合并单元格的大小完全相同，因此可以正常排序。

    对于图130 2所示的表格，需要用户取消合并所有已合并的单元格，然后才能排序。