数据表分页汇总与批量打印

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• &ldquo
• &rdquo
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图1是一份普通的Excel数据表，我们现在需要将其打印成如图2所示的样式，如果采取手工复制、粘贴的做法，不仅操作麻烦，而且容易出现错误。为此，笔者在此给出一种较为简便的解决方法，供大家参考。

处理过程：

1、启动Excel2003（其他版本请大家仿照操作），打开数据表。

2、切换到Sheet2工作表中，仿照图2所示的样式，制作好需要打印的表格表头的表尾。

3、选中A4单元格，输入公式：=A3+1，并用“填充柄”将其公式复制到A5至A22单元格中（此处假定每页打印20行数据）。

4、分别选中B3至H3单元格，依次输入公式：=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,数据!A:H,2,FALSE)),"",VLOOKUP($A3,数据!A:H,2,FALSE))、=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3, 数据!A:H,3,FALSE)),"",VLOOKUP($A3,数据!A:H,3,FALSE))……=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,数据!A:H,8,FALSE)),"",VLOOKUP($A3,数据!A:H,8,FALSE))。

5、同时选中B3—H3单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到B4至H22单元格中。

6、分别选中E23和F23单元格，输入公式：=SUM(E3:E22)和=SUM(F3:F22)，用于统计当页工程的“建筑面积”和“造价”，达到分页汇总的目的。

7、执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”命令，进入VBA编辑状态（如图3）。

注意：按下“Alt+F11”组合键，也可以快速进入VBA编辑状态。

8、选中“工程.xls”工作簿名称，执行“插入→模块”命令，插入一个新模块（模块1），然后将下述代码输入到右侧的空白区域中：

Sub 分页打印()
x = InputBox("请输入打印起始页码") '设置打印起始页码
y = InputBox("请输入打印结束页码") '设置打印结束页码
For i = x To y '设置一个循环
Cells(3, 1) = 20 * (i - 1) + 1 '在A3单元格中输入一个序号
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut '执行一次打印操作
Next '进入下一个循环
End Sub

注意：在上述代码中，英文单引号“'”及后面的字符是对代码的解释，在实际输入的时候不需要输入。

9、输入完成后，关闭VBA编辑窗口，返回工作表中。

10、执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具条（如图4）。

11、单击工具条上的“命令按钮”按钮，然后在工作表中拖拉一下，画出一个命令按钮。

12、右击命令按钮，在随后出现的快捷菜单中，选择“属性”选项，打开“命令按钮属性”设置框（如图5）。

13、切换到“按分类序”标签下，展开“外观”选项，将“Caption”选项右侧的字符修改为“分页打印”，给按钮命名；再展开“杂项”选项，将“PrintObject”选项设置为“False”。

注意：将“PrintObject”选项设置为“False”，则后面打印时，该按钮不被打印出来。如果设置成了“True”，则按钮会打印在纸张上，影响表格的打印效果。

14、双击上述命令按钮，再次进入VBA编辑状态，将“分页打印”（上述代码中的宏名称）字符输入到已经出现的两行代码之间，成如下状况：

Private Sub CommandButton1_Click()
分页打印
End Sub

15、关闭VBA编辑状态，返回工作表中。

16、象调整普通图片大小一样，调整好命令按钮的大小，关将其定位在表格的合适位置上，单击工具栏上的“退出设计模式”按钮。

17、以后需要分页打印时，单击“分页打印”命令按钮，系统先后弹出类似如图6所示的两个提示框，输入需要打印的起、始页号（参见图6）。

按下“确定”按钮，不一会儿，一份份分页汇总打印的表格就呈现在我们的面前了（参见图2）。