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第1章 Excel服务器概览

1.1 什么是Excel服务器

      Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台。我们学习Excel服务器的使用，其目的只有一个：“建立适合需要的信息系统，实现管理的信息化”。

1.1.1 信息管理的任务

      说到一个组织中的信息管理，通常涉及到以下几方面的内容

      首先，是信息的形式载体----信息是什么样的？以什么形式体现出来？在企事业单位中，通常是一些表格、单据，形式多种多样，有纸制的，也有存储在计算机里的word文档、Excel文件等等。

      其次，是信息的传递和共享----哪些人应当拥有哪些信息，何种信息应当在何时传达到何人。在企事业单位中，这些内容通过对职能权限的规定，工作流程、审批制度的建立、执行和监督得以体现。

      第三、信息的加工。如计算、统计、分析等等。

      第四、信息的归档、保存。有原始单证的保管，也有数字化的存储，或两者并存。 

1.1.2 Excel服务器与信息管理

      在上述信息管理的各个环节中，Excel服务器软件又是怎么做的呢？

      Excel服务器用人们熟悉的电子表格软件Excel作为主要的操作界面，把各种单据、报表等做成“模板”（模板的概念后面详述），然后相关人员就可以在Excel中录入数据。如下图，输入一份订单，就像操作一份普通的Excel文件一样。

图 1‑1 Excel服务器用Excel作为主要操作界面

      Excel服务器是一个网络应用程序，安装的时候，我们选定一台计算机做“服务器”，在服务上要安装数据库，其它的计算机做“客户机”。在客户机上通过Excel（企业版还可以通过网页）录入的数据，都统一保存到服务器的数据库中。

图 1‑2 Excel服务器的数据集中存储在数据库中

      通过对“模板”进行权限设置，可以精确设定不同职能岗位的人员对信息的访问权限，在信息共享的同时保证安全。

图 1‑3 规定信息访问权限

      还可以定义工作流，规定表单的流转顺序，把规章制度落实到计算机系统中，杜绝人为操作的随意性。

图 1‑4 用图形化的方式定义工作流程

图 1‑5 表单按“流程”流转

      至于信息的加工，我们知道Excel本身有着优秀的计算能力，但局限于一个工作簿文件之内或几个工作簿文件之间。Excel服务器把Excel的易用性、计算能力以及大型数据库的数据管理能力有机结合起来，通过在模板上定义“表间公式”，使得各种统计、汇总工作能够自动完成。

图 1‑6 利用表间公式，自动完成统计汇总工作

      简而言之，Excel服务器提供了一种电子表格Excel的网络化应用模式。在这种模式下，用户依然用熟悉的Excel做着自己熟悉的工作，但是背后的事情发生了变化：数据集中统一管理了，操作简单了，权限严格了，信息传递规范了，大量耗时耗力汇总统计工作自动化了-------原来分散孤立的一个个Excel工作簿不见了，我们拥有了一个完整的管理信息系统！

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1.2 Excel服务器能做什么

      那么，Excel服务器是一种什么软件呢？财务软件？进销存软件？ERP系统？OA系统?CRM系统？……，都不是，但是您可以把它变成自己的财务软件、进销存软件、ERP系统、OA系统、CRM系统，……，等等。

      也就是说，Excel服务器是一个工具和平台，它提供了一个信息系统的框架，但没有预先设定具体的业务模块，需要您把自己实际业务中用到的单据、表格等做成一个个“模板”，加入到框架中，这样逐步搭建出自己的系统。

      Excel服务器是为企事业单位中的管理人员和业务人员设计的工具，不是专门供IT专业人员使用的，他不要求您掌握过多的计算机专业知识。会使用Excel，就会使用Excel服务器，懂得业务需求，就能做信息系统。目前，Excel服务器的用户广泛分布于政府、电信、电力、金融、制造、贸易、服务、军队、科研文教等各行各业，其中绝大多数都是由企事业单位自己的管理人员和业务人员把信息系统建设起来的。

      另外，有许多企事业单位已经应用了各种管理软件，但仍有满足不了的需求，或不好用、难维护的烦恼。Excel服务器提供了“外部数据源”的功能，具备与外部数据集成的能力，所以可应用Excel服务器弥合其它软件的不足和空白，消除信息孤岛，实现企业应用集成。

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1.3 如何学习使用Excel服务器

      软件是看不见摸不着的，了解软件的作用和价值，唯一的方法就是实际地使用它。我们可以从开发商----北京勤哲软件技术有限责任公司（以下简称“勤哲软件”）的网站上下载试用版，实际地体验。

1.3.1 企业版和标准版 

      Excel服务器目前有标准版和企业版两个版本。它们都可以在局域网中使用。不同之处在于：

      1）企业版的功能比标准版多：

      企业版包含一个远程填报网站，可支持用户通过浏览器填报表单。特别适合有外地分支机构需要远程上报数据的情况。

      企业版包含短信中心功能，可通过手机短信提醒工作流待办事宜。

      2）企业版对服务器的软件运行环境的要求比标准版高，需要安装的支撑软件多一点。

1.3.2 客户机与服务器

      Excel服务器是一个网络应用系统。我们要选择一台计算机作为“服务器”，其它的计算机作为“客户机”。数据统一保存在服务器上。

      这里所说“服务器”是一个软件的概念，说某台计算机是服务器，不是说它的硬件特征有什么特殊，而是说它在一套网络应用系统中所起的“作用”与其它的计算机不一样。对Excel服务器而言，在用作服务器的那台计算机上安装有数据库和服务程序，用户通过网络上的其它计算机（客户机）登录到服务器，从服务器上的数据库中获取信息，进行各种操作，最终的结果再保存到数据库中去，通过这种方式实现了信息的共享。用户在客户机上的操作在Excel中进行（企业版用户也可在网页上进行），与通常操作一个Excel文件的方式几乎一样，但背后的事情发生了变化。

1.3.3   运行环境要求

      硬件环境要求

      局域网

      最简单的局域网，可以采用一个集线器把几台计算机联起来。也可以是由不同的网段组成的大型网络。

      服务器

      安装Excel服务器软件时，需要选定网络中的一台计算机安装服务端程序和数据库，这台计算机称为服务器（也称服务端计算机）。用普通的PC机就可以做服务器。因为数据库存储在服务器上，所以在条件允许的情况下，应尽可能使服务器的配置高一些。

      推荐的服务器配置：

      CPU： P4 2.8GHZ，内存：512MB以上，硬盘80GB以上。

      如果选用的是Excel服务器企业版，而且有外地分支机构需要通过互联网使用系统，可以对服务器进行主机托管，以保证有足够的带宽。

      客户机

      网络中除了服务器之外的其它计算机。建议配置：

      CPU：P3 1GHZ，内存 256MB，硬盘 40GB

      硬件的配置可以随本企业的情况变动，配置高一点，则运行速度快一点，配置低一点，则运行速度慢一点。

      软件环境要求

      免费

      有容量的限制，数据库最大不能超过2GB

      没有客户端管理工具