office如何实现节约型打印

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每当拿着采购计划找老板签字时，老板总是眉头一皱问一句“这办公用纸怎么这么费呀？”这总会让人有点尴尬。如今都在压缩预算，干什么都得精打细算呀！办公打印还能再省吗？

其实，如果在办公打印时多动脑筋想办法，节约型的办公模式是可以实现的。

1. 省纸打印招数多

如果不是硬性格式要求的正规公文，我们都可以通过在纸张和版面元素上着眼和下手，通过对这些要素的设置来实现省纸打印。

单面打印 省纸有术

大家知道，在Word、Excel等Office组件中可以对纸张的类型和页面进行设置，如果在不进行装订的情况下，希望最大限度地节省纸张，应尽可能将纸型的上、下、左、右边距设置到最小，这样在打印量比较大时能省下不少纸张。

除了页面边距外，打印用纸的多少还与文字字号和行间距大小密切相关。字号、行间距越小，批量打印时就越省纸，也更省墨，但前提是确保能正常阅读。一般而言，在Word文档中，如果对文档文字大小、格式没有特殊要求的话，文字大小可选择五号字，行间距固定为12磅左右。当然，若能看清，字号、行距设置得更小些也未尝不可。与此同时，段前距、段后距都设置为“0行”又能省出一些空间。在Excel中，除缩小字号外，可以通过设置表格的行高、列宽来进行页面的压缩调整。

另外，如果在文档中组织的文字段落比较短，而且分段也比较多，那么就可以利用分栏来提高页面的利用率。在Word中可以利用“分栏”菜单来设置栏数，A4幅面的打印纸一般选择两栏即可。在Excel中实现分栏打印，可下载分栏工具（http://985.so/zuE），安装后在Excel 2013中就会有个加载项，点击它里面的分栏工具，就可以对表格进行分栏操作了（图1）。

双面利用 更加节约

大部分情况下，我们都喜欢使用单面方式打印文档，这样做虽然很快就完成打印任务，但是也很浪费纸张。对于一些质量要求不是很高的文档，比如作为草稿使用的文档，我们为什么不能试着使用双面打印呢？

小提示：

这里的双面打印不是说拿用过的一面的纸来使用另一面，而是指在一张干净的纸上实现双面打印。当然了，用已经用过一面的纸来打印，也是值得提倡的一种节约模式。但效果和心理作用总不如在干净的纸上使用，而且如果将使用过一面的纸打印的东西呈交给领导或作为商业用途，容易出现意想不到的问题，所以不提倡使用。

Word 2013中在打印窗口选择手动双面打印，一面打印完成后，将纸的顺序做出调整，先出现的放在最上面，最后出现的放在最下面，然后将打印了纸张正面的纸张再放入进纸器中，继续打印纸张背面即可。或者是在“设置”处选择“仅打印奇数页”，打印完成后调整纸的顺序，再选择“只打印偶数页”（图2），这样阅读效果更符合习惯。

缩印技术 省上加省

如果觉得调整文章字号行距等比较麻烦，或者想保持原来的版式不便，可以通过缩印技术来打印文档。在Word 2013中，页面设置为B4型的文档可以缩印在A4或是16开纸上。甚至还可将多页资料一次打印在一页上（图3）。

Excel中也具有打印缩放功能，可以通过缩放比例来进行打印。而在Excel 2013中还能方便地将工作表或所有列、所有行调整为一页（图4）

2. 省墨打印有技巧

有时候，文档打印出来只是为了校对或是其他非重要使用，所以打印没必要有那么高的精度，因为打印精度越高，速度越慢，墨耗也就越多。在这种情况下，可以将打印机功能设置为“省碳粉模式”。

但是，这种设置可能影响到其他人的正常使用，所以打印文档时在不影响观看的情况下，可以将文字的颜色设置为浅色或灰色。当然还有更绝的招数，如果打印文档既包含文字又有图片，可以在每页上画一个矩形将文字、图片覆盖住，然后设置这个矩形的填充颜色为白色，透明度为40%左右或更低，无线条。这样打印出来就可以省很多墨或碳粉了。打印完成后，可以将这些矩形删除掉，一点儿也不影响原文档。

小提示：

使用激光打印机在打印不太清晰的情况下，不要急于更换新的硒鼓，可以取下硒鼓，上下左右摇晃十几下，安装好后再打印，依然能够打印几十张。

3. 放弃打印更节省

现在移动终端、网络非常发达，很多办公都可实现无纸化。比如，在单位内部可以利用Serv-U软件建立一个FTP文件服务器，有什么需要下发的文件都可以传到它上面相应的文件夹中，单位的其他终端都可以下载浏览它上面的文件（包括手机）。如笔者所在学校以前安排的工作都是在打印室打印，复印后由专人分发给各办公室。现在建立了FTP服务器，把安排或下发的PDF文件都上传到FTP服务器相应的文件夹中，最后学校发个校讯通知，告诉老师们有文件已经下发，请老师们利用各自电脑在FTP服务器上下载浏览即可。这样下来省了不少办公用纸、油墨和碳粉（图5）。

当然，如果单位没条件设立FTP服务器，可以利用“云”来实现。比如，可以在百度上为注册一个“云”账号，将要下发的文件传到上面，这样员工不论在什么地方，都可上传下载，非常方便（图6）。

另外，还可以为建立QQ群，将文件上传到群空间供员工下载或浏览。

小提示：

考虑到安全问题，公文类的资料最好做加密处理，或者用专用的企业版协同办公软件更为合适。